5 giai đoạn doanh nghiệp: bạn đang ở túp lều hay tăng tốc?

Cứ tưởng tượng hai người chủ ngồi chung bàn cà phê, cùng than một câu: “Dạo này mệt quá.”

Người thứ nhất mở tiệm chưa được một năm, sáng tự mở cửa, tối trả lời tin nhắn tới khuya, lo tháng sau có đủ khách không. Người thứ hai có mấy chục nhân viên, đang tính mở thêm chỗ mới, lo mở nhanh quá thì tiền với chất lượng chạy theo không kịp.

Cùng một chữ mệt mà hai bệnh khác nhau, nên thuốc cũng khác. Khuyên người thứ nhất “phải mở rộng mới lớn được” là đẩy họ vô chỗ chết. Khuyên người thứ hai “cứ tự tay làm cho chắc” là trói chân họ lại. Nhiều lời khuyên kinh doanh nghe rất đúng mà làm theo lại hỏng, vì nó đúng cho một giai đoạn khác.

Vậy trước hết phải trả lời ba câu: doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào, giai đoạn đó việc gì làm trước, và chỗ nào đang lệch nhịp.

Năm giai đoạn, mỗi giai đoạn một câu hỏi sống còn

Năm giai đoạn trong bộ Bản đồ nhiệt 30 ô dựa trên nghiên cứu của Neil C. Churchill và Virginia L. Lewis, đăng trên Harvard Business Review năm 1983. Hai tác giả gửi bảng hỏi cho 110 chủ và quản lý doanh nghiệp nhỏ, thu về 83 câu trả lời, từ những công ty doanh thu 1 tới 35 triệu USD mỗi năm, hỏi họ đã đi qua những chặng nào và chuyện gì làm họ chuyển chặng.

Giai đoạn	Câu hỏi sống còn	Người chủ lúc đó	Hệ thống
G1 Túp lều	Có đủ khách, giao hàng đủ tốt để thành một doanh nghiệp thật không? Có đủ tiền qua giai đoạn đầu không?	Chủ là doanh nghiệp, làm mọi việc quan trọng	Gần như chưa có
G2 Sống sót	Thu có đủ bù chi, đủ thay máy móc hao mòn, còn dư để lớn lên không?	Vẫn quyết hết, vài người làm theo lệnh	Kế hoạch duy nhất là dự báo dòng tiền
G3 Ổn định	Giữ nguyên để chủ rút bớt ra, hay dùng nền này để lớn?	Có quản lý phụ trách từng mảng	Có tài chính, bán hàng, sản xuất cơ bản, có ngân sách
G4 Tăng tốc	Lớn nhanh thì lấy tiền ở đâu, và chủ có giao việc thật được không?	Đã tách ra phần nào, cần quản lý rất giỏi	Bị kéo căng, phải làm lại kỹ hơn
G5 Nhân rộng	Giữ được lãi và sự linh hoạt khi đã lớn không?	Tách hẳn khỏi doanh nghiệp, cả tiền lẫn việc	Đầy đủ, có kế hoạch chiến lược

Một điều bài gốc nói rất rõ: doanh nghiệp không bắt buộc phải đi hết năm chặng. Trong mẫu khảo sát có công ty qua được chặng sống sót rồi đứng yên một quy mô suốt từ 5 tới 80 năm, có nơi lãi ít, có nơi lãi rất khá. Đứng ở G3 cả đời là một lựa chọn đàng hoàng, miễn là bạn chọn nó một cách tỉnh táo.

Bước 1: Chọn câu hỏi đang làm bạn mất ngủ

Đừng nhìn doanh thu hay số nhân viên trước. Bài gốc chê các mô hình cũ chỉ đo quy mô bằng doanh số: công ty có hai ba điểm bán, hay làm hàng công nghệ đổi nhanh, có khi khó quản hơn một nơi bán sỉ doanh thu gấp đôi.

Đọc năm câu hỏi ở bảng trên. Câu nào bạn đang nghĩ tới mỗi tối, câu đó cho biết bạn đang đứng ở đâu rõ hơn mọi con số khác.

Bước 2: Kiểm ngược câu hỏi của giai đoạn trước, bằng số

Đây là bước hay bị bỏ qua. Bạn đang lo chuyện mở rộng, tức là câu hỏi của G4. Vậy trả lời bằng số câu hỏi của G2 và G3 trước:

1. Ba tháng gần nhất, khách mới có tới đều mỗi tháng, hay vẫn trông vào một hai khách lớn?
2. Trừ hết chi phí, kể cả tiền công của chính bạn, tháng nào cũng còn lời không? Bạn có để riêng tiền thay máy, thay xe khi chúng hư không?
3. Bạn nghỉ một tuần, việc bán và giao hàng có chạy bình thường không?
4. Có ai ngoài bạn quyết được việc trong mảng của họ mà không cần hỏi bạn không?

Câu 1 và 2 chưa trả lời chắc bằng số thì bạn còn ở G2, dù trong bụng đã muốn sang G4. Câu 3 và 4 chưa có thì nền G3 chưa xong. Ví dụ minh hoạ cửa hàng điện thoại hai chi nhánh ở bài mở chuỗi là vậy: khách đông nhưng lãi mỏng, tức là câu hỏi tiền bạc của G2 chưa trả lời xong, nên việc đúng là đo tài chính trước, chưa mở chi nhánh thứ ba.

Bước 3: Chấm tám yếu tố để tìm chỗ lệch nhịp

Churchill và Lewis còn chỉ ra tám yếu tố quyết định doanh nghiệp đi tiếp hay gãy, bốn thuộc về doanh nghiệp, bốn thuộc về người chủ:

• Doanh nghiệp: tiền (tiền mặt và khả năng vay); người (số lượng, độ sâu, chất lượng, nhất là cấp quản lý); hệ thống (thông tin, kế hoạch, kiểm soát); nguồn lực kinh doanh (khách quen, thị phần, nhà cung cấp, quy trình, công nghệ, uy tín).
• Người chủ: mục tiêu của chính mình; khả năng tự tay làm (bán, chế tạo, sản xuất); khả năng quản lý và chịu giao việc; khả năng nhìn xa, so mạnh yếu của công ty với mục tiêu của mình.

Điểm đáng giá nhất của bài gốc nằm ở đây: một doanh nghiệp có thể ở giai đoạn này xét về yếu tố này, mà ở giai đoạn khác xét về yếu tố kia. Hai tác giả kể một công ty dư tiền sau một thời gian lớn có kiểm soát, sẵn sàng tăng tốc, trong khi người chủ vẫn tự giám sát từng nhân viên như hồi mới mở. Họ nhận xét rằng hiếm khi một yếu tố đi trước hay tụt sau cả doanh nghiệp quá một giai đoạn, nhưng chỉ lệch chừng đó thôi cũng đủ sinh chuyện lớn.

Cách làm cụ thể: lấy một tờ giấy kẻ tám dòng, mỗi dòng một yếu tố, ghi yếu tố đó đang giống G mấy. Dòng nào thấp hơn giai đoạn chung của doanh nghiệp, đó là việc phải xử trước khi bước tiếp.

Việc nên làm trước ở từng giai đoạn

Tầm quan trọng của từng yếu tố đổi theo giai đoạn. Tôi gom lại thành việc làm được ngay:

• G1 Túp lều: dồn sức vào lấy khách và giao hàng cho tốt, tính trước số tiền đủ để sống qua chặng đầu. Bài gốc kể nhiều doanh nghiệp đóng cửa ở đây vì hết vốn ban đầu, hoặc vì người chủ không chịu nổi sức ép về thời gian, tiền bạc, sức lực. Trên bản đồ, nhóm marketing và bán hàng là chỗ đáng nhìn nhất.
• G2 Sống sót: làm dự báo dòng tiền hằng tháng, biết điểm hoà vốn, để dành tiền thay tài sản hao mòn. Nhiều tiệm nhỏ đứng ở chặng này rất lâu với mức lời mỏng, rồi đóng cửa khi chủ mệt hay về hưu.
• G3 giữ nguyên: giao từng mảng cho quản lý, lập ngân sách hoạt động. Lúc làm ăn khấm khá thì đừng rút cạn tiền ra, để công ty còn sức chịu những lúc khó. Thị trường đổi mà không đổi theo thì sẽ tụt lại chặng sống sót.
• G3 muốn lớn: giữ doanh nghiệp gốc luôn có lời để không cạn tiền, tuyển quản lý theo nhu cầu của công ty ngày mai chứ chưa cần cho hôm nay, cài hệ thống đón trước. Người, kế hoạch, hệ thống phải có sẵn trước khi lớn nhanh.
• G4 Tăng tốc: hai việc lớn là giao việc và tiền. Giao việc thật nghĩa là có kiểm soát kết quả và chịu để người khác làm sai, khác với buông luôn cho người ta tự xoay.
• G5 Nhân rộng: chuyên nghiệp hoá bằng ngân sách, kế hoạch chiến lược, quản lý theo mục tiêu, mà vẫn giữ được sự lanh lẹ của lúc nhỏ.

Hai cái bẫy ở chặng tăng tốc

Bài gốc gọi tên hai kiểu gãy hay gặp nhất của những người chủ đã đưa được công ty tới chặng ổn định. Kiểu thứ nhất là lớn nhanh quá tới mức cạn tiền, vì tin rằng việc gì mình làm cũng thành. Kiểu thứ hai là không chịu giao việc, vì tin rằng chuyện gì mình cũng biết rõ nhất.

Cả hai đều có chung một gốc. Ở chặng đầu, tài năng tự tay làm của chủ là thứ nuôi sống doanh nghiệp, còn khả năng giao việc gần như không cần vì chưa có ai để giao. Càng lớn thì hai thứ này đổi chỗ cho nhau. Hai tác giả viết rằng việc nhiều người sáng lập không buông được phần tự làm để chuyển sang quản lý và giao việc là lý do khiến nhiều doanh nghiệp chết ở chặng muốn lớn và chặng tăng tốc.

Chuyện chưa đủ lực mà vội trèo cao, tôi có một video ngắn nói về cái giá phải trả của nó:

Checklist 15 phút cho tuần này

1. Viết ra câu hỏi kinh doanh đang làm bạn mất ngủ nhất, đối chiếu bảng năm giai đoạn.
2. Trả lời bốn câu kiểm ngược ở bước 2 bằng số thật của ba tháng gần nhất.
3. Kẻ tám dòng yếu tố, ghi mỗi yếu tố đang giống G mấy.
4. Khoanh dòng thấp nhất. Đó là việc của 90 ngày tới.
5. Gạch bớt những việc thuộc giai đoạn sau mà bạn đang định làm.
6. Nếu đang ở G3, viết một câu: mình chọn giữ hay chọn lớn, và vì sao.

Năm giai đoạn này lấy từ đâu

Tên gốc của năm chặng là Existence, Survival, Success, Take-off và Resource maturity. Chặng Success được tách làm hai ngả: Success-Disengagement, giữ công ty ổn định để chủ rút bớt khỏi việc hằng ngày, và Success-Growth, dồn sức cho bước tăng tốc. Túp lều, sống sót, ổn định, tăng tốc, nhân rộng là tên Việt CAS đặt cho dễ nhớ, câu hỏi sống còn cũng là cách CAS tóm lại cho người chủ ở mình. Nên tôi nói cho rõ: đây là bản phóng tác, gốc là bài báo năm 1983.

Biết mình ở đâu chưa chắc làm bạn lớn nhanh hơn. Nó giúp bạn khỏi làm đúng việc mà sai lúc.

Đây là bài thứ hai trong chuỗi Bản đồ nhiệt 30 ô. Bài trước, bản đồ nhiệt 30 ô, giới thiệu bảy nhóm và ba mươi ô. Bài sau nói về thang chấm 1 đến 5. Còn muốn biết doanh nghiệp mình đang nóng ở ô nào thì bạn tự chấm tại cas.letandao.com.

Doanh nghiệp của bạn đang ở G mấy, và trong tám yếu tố, yếu tố nào đang tụt lại sau? Kể tôi nghe ở phần bình luận nhé.