Bản đồ nhiệt 30 ô: nhìn 5 giây biết doanh nghiệp nóng ở đâu

Thử hình dung sáng thứ Hai của một người chủ. Nhân viên giao hàng báo khách chê trễ. Trên fanpage có một bình luận khó nghe. Kế toán nhắc sắp tới hạn nộp tờ khai. Bên kia đường vừa treo băng rôn giảm giá.

Việc nào cũng réo. Việc nào cũng có vẻ gấp.

Chủ doanh nghiệp hay sửa chỗ mình thích, hoặc chỗ đang ồn ào nhất. Còn cái chỗ đang âm thầm kéo lãi xuống thì đâu có ai réo, nên nó cứ nằm im đó, tháng này qua tháng khác.

Vậy làm sao biết chỗ nào trong doanh nghiệp đang nóng thật? Tôi soạn bộ Bản đồ nhiệt 30 ô cho chủ doanh nghiệp, tổng hợp từ các khung quản trị gốc, để trả lời đúng câu đó trên một trang giấy.

Một trang, bảy nhóm, ba mươi ô

Bản đồ nhiệt là một trang chẩn đoán doanh nghiệp. Ba mươi ô là ba mươi mảng việc người chủ phải lo, gom lại thành bảy nhóm:

• Nhóm 0, người chủ và chiến lược: 3 ô.
• Nhóm 1, marketing và bán hàng: 4 ô.
• Nhóm 2, sản phẩm và giá trị: 3 ô.
• Nhóm 3, vận hành: 4 ô.
• Nhóm 4, quản lý tài chính: 5 ô.
• Nhóm 5, đầu tư: 4 ô.
• Nhóm 6, pháp lý: 7 ô.

Mỗi ô chấm từ 1 đến 5 rồi tô màu. Đỏ là đang nóng. Xanh là đã chạy. Ô nào chưa có số để chấm thì để xám.

Ba mươi ô nằm chung một trang, chấm chung một thang, nên nhìn chừng năm giây là thấy ô nào đỏ, ô nào còn xám. Bạn thấy hết cùng một lúc, thay vì chỉ thấy cái đang réo to nhất.

Mỗi ô là một câu hỏi

Mỗi ô trả lời một câu hỏi. Tôi chép ra vài câu để bạn thấy nó cụ thể cỡ nào.

Ô 1.3, bán hàng và chuyển đổi: trong 10 người đã đến hỏi, bao nhiêu người đồng ý mua, và vì sao những người còn lại chưa mua?

Ô 4.1, lãi lỗ và biên lợi nhuận: tháng trước lãi hay lỗ bao nhiêu, món nào đẻ ra lãi, và bán bao nhiêu mới hoà vốn?

Ô 3.2, con người: mình có đủ người đúng việc, rõ ai làm gì, được huấn luyện và giữ chân, để doanh nghiệp chạy khi chủ vắng không?

Ô 6.3, nhãn hiệu: cái tên bạn đang bỏ tiền xây dựng đã thật sự thuộc về bạn theo luật chưa?

Mấy câu này khó trả lời bằng cảm giác. Muốn trả lời phải mở sổ, mở phần mềm, hỏi người đang làm. Mà hễ phải đi lục mới ra số, là bạn biết ô đó đang ở đâu rồi.

Bản đồ còn làm được một việc nữa: nó thành ngôn ngữ chung. Chủ, đội ngũ và người tư vấn cùng nhìn một trang, cùng nói “ô 1.4 đang đỏ”, thì ai cũng hiểu đang bàn chuyện gì, khỏi mỗi người hiểu một kiểu.

Hai ví dụ minh hoạ

Trong bộ tài liệu có hai ví dụ minh hoạ, tôi kể lại ở đây. Đây là tình huống dựng ra để giải thích, các mức điểm là số minh hoạ, không gắn với doanh nghiệp có thật nào.

Ví dụ thứ nhất là một cửa hàng điện thoại có hai chi nhánh. Khách đông, ai đi ngang cũng tưởng làm ăn khấm khá. Nhưng lãi mỏng. Chấm lên bản đồ thì ô 4.1 lãi lỗ và ô 4.3 chi phí, ngân sách chỉ ở mức 1. Việc đúng lúc này là đo tài chính trước, chưa mở chi nhánh thứ ba.

Nếu chỉ nhìn ngoài quầy, người chủ dễ nghĩ tới chuyện mở thêm. Bản đồ thì chỉ thẳng vô nhóm tài chính.

Cái tinh thần nhìn cho rõ trước khi bỏ tiền đó, tôi có nói trong một video về sáu cái chân kiềng phải rõ trước khi bỏ đồng vốn đầu tiên:

Ví dụ thứ hai là một trung tâm tiếng Anh. Tuyển sinh tốt, ô 1.2 tạo khách tiềm năng ở mức 4. Nhưng học viên bỏ giữa khoá: ô 1.4 chăm sóc, giữ chân và ô 2.3 chất lượng, trải nghiệm chỉ ở mức 2. Chỗ cần dồn sức là ô 1.4, giữ chân và giới thiệu.

Trung tâm này mà đổ thêm tiền tuyển sinh thì cũng giống đổ nước vô cái xô thủng đáy. Người vô nhiều, người ra cũng nhiều.

Bản đồ này có gốc từ đâu

Chia việc của doanh nghiệp thành từng nhóm là ý có từ lâu. Năm 1916, Henri Fayol viết cuốn Administration industrielle et générale, chia hoạt động của doanh nghiệp thành sáu nhóm: kỹ thuật, thương mại, tài chính, an ninh, kế toán và quản trị. Bảy nhóm việc của người chủ trên bản đồ đi ra từ cái gốc đó.

Năm 1985, Michael E. Porter viết cuốn Competitive Advantage với khái niệm chuỗi giá trị: các hoạt động tạo giá trị nối với nhau thành một chuỗi. Từ đó CAS rút ra một điều cho bản đồ: một mắt xích yếu làm giảm giá trị cả chuỗi. Vì vậy nhóm marketing và bán hàng, nhóm sản phẩm, nhóm vận hành đứng sát nhau. Bán giỏi mà giao dở thì cái giỏi đó cũng trôi luôn.

Còn cách chia đúng ba mươi ô, thang chấm riêng từng ô, đèn pháp lý và luật chọn ô 90 ngày là quy ước CAS đặt ra, tổng hợp từ mấy nguồn gốc đó. Fayol hay Porter không vẽ tấm bản đồ này. Tôi ghép lại cho vừa với người chủ doanh nghiệp nhỏ hôm nay.

Trong bài giỏi nghề chưa đủ, tôi có nói bốn năng lực chủ doanh nghiệp hay thiếu: quản trị, marketing, giữ khách, đo dữ liệu. Bản đồ này trải bốn chuyện đó ra cho đủ ba mươi mảng, thêm cả tài chính, đầu tư và pháp lý.

Dùng bản đồ thế nào

Cách dùng gọn trong bốn bước:

1. Tự chấm 30 ô bằng số thật, mất khoảng 45 phút.
2. Chấm 5 con đường tăng lợi nhuận.
3. Theo luật chọn ô, chọn 1 ô chính và 1 ô phụ cho 90 ngày, mở tài liệu của ô đó và làm theo checklist.
4. Chấm lại sau 90 ngày để thấy ô nào đã nguội.

Bài này mở đầu chuỗi Bản đồ nhiệt 30 ô trên blog. Mấy bài kế tiếp đi qua từng phần: năm giai đoạn doanh nghiệp, thang chấm, năm con đường, luật chọn ô, rồi lần lượt từng ô một. Bạn muốn chấm luôn, khỏi chờ, thì vào cas.letandao.com và bấm “Tự chấm doanh nghiệp của tôi”.

Trước khi chấm, thử đoán một câu: trong bảy nhóm, nhóm nào ở chỗ bạn đang nóng nhất? Ghi xuống phần bình luận, chấm xong quay lại coi mình đoán trúng không nhé.