Mười một giờ đêm, tôi cần lại một dàn ý đã viết cách đây mấy tháng. Tôi nhớ rõ mình có viết. Tôi chỉ không nhớ nó nằm ở đâu.
Tôi mở Zalo, tìm trong đoạn chat tự gửi cho chính mình. Không thấy. Mở Google Drive, gõ vài từ khoá, ra một đống file trùng tên. Mở ứng dụng ghi chú trong điện thoại, kéo lên kéo xuống. Mở lại lịch sử trò chuyện với AI, cuộn một hồi rồi bỏ cuộc.
Cuối cùng tôi ngồi viết lại từ đầu. Mất gần một tiếng cho thứ mình đã làm xong rồi.
Vấn đề không phải là tôi quên, mà là tôi không có một chỗ cố định để cất.
Nếu anh chị cũng từng ngồi tìm lại thứ do chính mình viết ra, bài này viết cho anh chị. Tôi sẽ kể cách tôi gom mọi thứ về một kho ghi chú trên máy tính bằng Obsidian, rồi nối kho đó với Claude AI để dùng lại được mỗi ngày.
Ghi chú của anh chị đang nằm ở bao nhiêu nơi?
Thử làm nhanh việc này. Lấy giấy ra, liệt kê những nơi anh chị đang lưu thông tin công việc trong ba tháng gần nhất.
- Tin nhắn Zalo tự gửi cho mình.
- Ghi chú trong điện thoại.
- Google Drive, Google Docs.
- Ảnh chụp màn hình trong thư viện ảnh.
- Lịch sử trò chuyện với ChatGPT hoặc Claude.
- File Word cũ trong máy, tên đặt vội nên giờ đọc lại không hiểu.
Đa số mọi người kể ra một danh sách dài hơn họ tưởng. Không ai thiếu thông tin. Ai cũng học, cũng ghi, cũng lưu. Nhưng khi cần dùng lại thì không tìm ra, nên đành làm lại từ đầu.
Làm lại từ đầu là chỗ thời gian rò rỉ mà không ai ghi vào sổ sách.
Vì sao chủ doanh nghiệp cần một kho tri thức riêng
Mỗi ngày anh chị xử lý thông tin về sản phẩm, khách hàng, đội ngũ, thị trường, đối thủ, quảng cáo, dòng tiền. Nếu tất cả chỉ nằm trong đầu, anh chị quá tải. Nếu nằm rải rác nhiều nơi, anh chị khó dùng lại.
Từ khi dùng AI, có thêm một dấu hiệu rất dễ nhận ra. Mỗi lần mở cuộc trò chuyện mới, anh chị lại phải khai lại lý lịch:
Tôi là chủ doanh nghiệp, tôi bán mặt hàng này, khách của tôi là nhóm người này, giọng văn của tôi thế này, đừng viết kiểu hoa mỹ…
Khai một hai lần thì không sao. Khai mỗi ngày, mấy chục lần một tuần, thì đó là một công việc thật sự đang ăn mất thời gian của anh chị.
Khi có kho tri thức riêng, anh chị lưu sẵn những thứ đó một lần: hồ sơ bản thân, câu chuyện thương hiệu, chân dung khách hàng, danh mục sản phẩm, bài đã đăng, kịch bản đã quay, câu hỏi khách hay hỏi, quy trình bán hàng. Lần sau chỉ cần chỉ cho AI đọc lại.
Thay vì bắt đầu từ con số 0 mỗi lần làm nội dung, anh chị bắt đầu từ kho của chính mình.
Bộ não thứ hai đến từ đâu
Cách làm trong bài này nghe như chuyện của thời AI, nhưng gốc của nó cũ hơn nhiều. Nó bắt đầu từ một hộp đựng phiếu giấy, ở Đức, từ giữa thế kỷ trước.
Khoảng năm 1951, một nhà xã hội học người Đức tên Niklas Luhmann bắt đầu ghi chép theo cách riêng của ông. Ông sinh năm 1927 và mất năm 1998. Thay vì chép nguyên đoạn sách vào vở, ông viết mỗi ý ra một tấm phiếu nhỏ, đánh số cho tấm phiếu đó, rồi ghi thêm số của những tấm phiếu có liên quan. Người Đức gọi hộp phiếu đó là Zettelkasten.
Nghe rất thủ công. Nhưng chỗ đáng học nằm đúng ở việc ghi số của tấm phiếu liên quan. Nó biến một chồng giấy rời thành một mạng lưới. Muốn tìm lại một ý, ông không cần nhớ mình đã cất nó ở ngăn nào, chỉ cần lần theo đường nối.
Trong chừng bốn mươi năm, hộp phiếu của ông tích lại khoảng 90.000 tấm. Ông viết được khoảng 600 công trình, trong đó có chừng 60 cuốn sách. Con số này hay được kể lại như một chuyện lạ về năng suất. Tôi nhìn theo hướng khác: mỗi lần ngồi vào bàn, ông không bắt đầu từ trang trắng, ông bắt đầu từ kho của chính mình.
Cái tên “bộ não thứ hai” thì xuất hiện muộn hơn rất nhiều. Nó gắn với Tiago Forte, một người Mỹ. Đầu năm 2017 ông mở khoá học Building a Second Brain, và năm 2022 ông xuất bản cuốn sách cùng tên tại nhà xuất bản Simon & Schuster. Phần đóng góp của ông là đưa lối ghi chép cũ vào nhịp làm việc của người hiện đại, đặt cho nó một cái tên dễ nhớ và dựng thành quy trình để người bình thường làm theo được.
Rồi tới đoạn gần đây. Khi các trợ lý AI đọc và ghi được file ngay trên máy, kho ghi chú đổi vai. Trước đó nó là chỗ để tra cứu, mở ra rồi tìm bằng mắt. Bây giờ nó là chỗ mà máy đọc giúp mình, tóm tắt giúp, gom giúp, chỉ ra chỗ mình còn thiếu.
Nhìn cho đúng thì cái mới bây giờ nằm ở cách vận hành. Nguyên lý gốc thì cũ, và đã được chứng minh bằng bốn mươi năm làm việc của một con người: ghi một ý vào một chỗ, rồi nối các ý lại với nhau. Obsidian là hộp phiếu bản điện tử. Claude AI là người phụ đọc hộp phiếu đó.
Có một chuyện nữa tôi muốn nói rõ, vì nó liên quan tới cách tôi làm việc. Khi mình dùng ý tưởng của người khác để dạy lại hay để kiếm sống, mình nên nói ra mình đang đứng trên vai ai. Việc đó không làm mình nhỏ đi. Người đọc có đường lần về tận gốc, còn mình thì đỡ phải giả vờ rằng mọi thứ đều do mình nghĩ ra.
Vì sao tôi chọn Obsidian
Obsidian là một ứng dụng ghi chú. Điểm tôi thích nhất là mỗi ghi chú được lưu thành một file văn bản nằm trong một thư mục trên máy của tôi.
Nghe đơn giản, nhưng hệ quả khá lớn.
- Dữ liệu là của tôi. Mai kia ứng dụng có đổi chính sách, tôi vẫn mở được đống file đó bằng bất kỳ trình soạn thảo nào.
- Sao lưu dễ. Copy cả thư mục là xong.
- Đồng bộ theo cách của tôi, qua dịch vụ đám mây đang dùng hoặc qua gói đồng bộ của chính ứng dụng.
- Và quan trọng nhất với bài này: AI đọc file văn bản rất tốt.
Obsidian còn cho phép nối các ghi chú với nhau. Một ghi chú về video marketing có thể nối tới ghi chú về cách viết câu mở đầu, chân dung khách hàng, kịch bản bán hàng. Càng nối nhiều, kho càng giống một tấm bản đồ.
Việc này hợp với người kinh doanh, vì trong kinh doanh mọi thứ vốn dính vào nhau. Nội dung dẫn tới niềm tin. Niềm tin dẫn tới việc khách để lại thông tin. Chăm sóc dẫn tới đơn hàng.
Về chi phí, anh chị tải về là dùng được, các gói trả phí chỉ là tuỳ chọn. Chính sách giá có thể đổi theo thời gian nên xem lại trang chủ trước khi quyết định.
Ba lớp của một kho tri thức dùng được
Nhiều người cài xong rồi loay hoay vì không biết bỏ gì vào đâu. Tôi chia kho của mình thành ba lớp.
Lớp 1: kho thô
Nơi chứa nguyên liệu, giữ nguyên như lúc nhận về. Bài viết cũ, biên bản họp, ý tưởng ghi vội, bản gỡ băng video, câu hỏi khách gửi qua tin nhắn, tài liệu sản phẩm, ảnh chụp màn hình, đoạn trò chuyện hay với AI.
Lớp này không cần đẹp. Cứ gom đủ và gom đều là được. Kho không có nguyên liệu thì giống thư viện không có sách.
Lớp 2: wiki
Nơi chứa những thứ đã được lọc và sắp xếp. Ví dụ: chân dung khách hàng mục tiêu, câu chuyện thương hiệu, danh mục sản phẩm và giá, ba tầng nội dung thu hút, nuôi dưỡng và chuyển đổi, cách xử lý các phản đối thường gặp.
Mỗi trang wiki là một câu trả lời gọn cho một câu hỏi hay lặp lại. Khi cần viết bài hay quay video, anh chị mở lớp này ra lấy nguyên liệu, không phải bới lại lớp thô.
Lớp 3: nội quy cho AI
Đây là lớp ít người làm nhất và cũng là lớp tạo ra khác biệt lớn nhất. Anh chị viết một file ghi rõ cách AI được phép làm việc trong kho.
- Thư mục nào được đọc, thư mục nào chỉ đọc và không được sửa.
- Dữ liệu thô giữ nguyên, muốn chỉnh thì tạo bản mới.
- Giọng văn gần gũi, câu ngắn, có ví dụ thật, không hô hào.
- Chủ đề ưu tiên của thương hiệu là gì.
- Gặp thông tin mâu thuẫn thì dừng lại và hỏi, không tự suy diễn.
- Không bịa số liệu, không bịa tên người, tên khách hàng.
Không có nội quy, AI làm theo cảm hứng. Có nội quy, nó làm việc giống một nhân sự đã đọc tài liệu nội bộ trước khi bắt tay vào việc.
Quy trình 8 bước, bắt đầu từ bước 0
Bước 0: dọn chỗ trước khi cài phần mềm
Đừng vội tải gì cả. Việc đầu tiên là viết ra danh sách những nơi anh chị đang cất thông tin, rồi chốt một câu: từ hôm nay, kho chính của tôi nằm ở đây.
Bước này không có thao tác kỹ thuật nào, nhưng bỏ qua là hỏng cả hệ thống. Người ta thường thất bại ở chỗ vẫn duy trì song song năm nơi lưu cùng lúc. Phần mềm hiếm khi là thủ phạm.
Bước 1: cài Obsidian và tạo kho ghi chú
Tải bản dành cho máy tính từ trang chủ rồi cài như phần mềm bình thường. Lần mở đầu tiên, ứng dụng sẽ hỏi anh chị tạo một vault. Vault chỉ là một thư mục trên máy, cứ hiểu là kho ghi chú.
Đặt tên kho theo thương hiệu hoặc tên doanh nghiệp. Nếu muốn máy khác cũng mở được, hãy chọn vị trí lưu nằm trong thư mục đang đồng bộ đám mây. Sau đó cài thêm ứng dụng trên điện thoại để ghi nhanh lúc đi đường.
Bước 2: dựng năm thư mục, không hơn
- 01-Kho-Tho: nguyên liệu chưa xử lý.
- 02-Wiki: tri thức đã lọc.
- 03-Noi-Dung: ý tưởng blog, video, email, kịch bản.
- 04-Khach-Hang: chân dung, câu hỏi, nỗi đau, phản hồi.
- 05-He-Thong: quy trình, checklist, tài liệu đào tạo đội ngũ.
Năm thư mục là đủ cho năm đầu tiên. Tôi thấy nhiều người vẽ cây thư mục bốn năm tầng ngay tối đầu tiên, rồi một tuần sau không dám mở ra vì rối. Cấu trúc lớn lên sau cũng được.
Bước 3: viết file hồ sơ
Đây là file quan trọng nhất trong kho. Tạo một ghi chú tên ho-so.md và trả lời thẳng các câu hỏi:
- Tôi là ai, làm nghề gì, bao nhiêu năm rồi.
- Tôi giúp ai, họ đang khổ vì chuyện gì.
- Sản phẩm chính, giá, cam kết.
- Điểm mạnh thật của tôi so với người cùng ngành.
- Câu chuyện nghề của tôi, kể cả đoạn thất bại.
- Giọng văn tôi muốn và kiểu nội dung tôi không muốn.
- Mục tiêu truyền thông sáu đến mười hai tháng tới.
File này viết để AI đọc nên cứ viết thẳng, không cần văn vẻ. Trong file của mình, tôi ghi mấy dòng như: xuất thân kỹ thuật, quen nói bằng ví dụ cụ thể, ưu tiên chủ đề video và cách xây hệ thống bán hàng tự động, không viết kiểu hứa hẹn làm giàu nhanh.
Một file hồ sơ tử tế tiết kiệm cho anh chị hàng trăm lần gõ lại lý lịch.
Bước 4: nạp mười tài liệu đầu tiên
Đừng chờ hệ thống hoàn hảo. Kéo vào kho thô mười thứ có sẵn ngay hôm nay:
- Mười bài viết cũ trên Facebook.
- Vài kịch bản video đã quay.
- Danh sách câu hỏi khách hay hỏi.
- Bảng giá và mô tả sản phẩm.
- Bản gỡ băng một buổi tư vấn hoặc một video dài.
- Các ghi chú vụn trong điện thoại.
Mỗi thứ một file, đặt tên có ngày tháng cho dễ tìm. Đây là bước bị bỏ qua nhiều nhất. Nhiều người cài công cụ rất giỏi nhưng kho thì luôn rỗng.
Bước 5: nối kho với Claude AI
Có ba mức. Anh chị bắt đầu từ mức thấp nhất cũng đã dùng được ngay.
Mức 1, chép và dán. Mở ghi chú trong Obsidian, sao chép nội dung, dán vào khung chat rồi đặt yêu cầu. Ai cũng làm được trong hai phút. Nhược điểm là lần nào cũng phải dán lại.
Mức 2, tải file lên. Kéo thẳng file ghi chú vào cuộc trò chuyện. Nếu tài khoản của anh chị có chỗ lưu tài liệu dùng chung cho cả một dự án, hãy bỏ file hồ sơ và vài trang wiki vào đó một lần, những cuộc trò chuyện sau sẽ tự có ngữ cảnh.
Mức 3, cho AI đọc thẳng thư mục trên máy. Mức này cần bản Claude chạy trên máy tính và cần anh chị cấp quyền truy cập đúng thư mục kho. Khi đó anh chị có thể ra lệnh kiểu: đọc thư mục kho thô, tóm tắt cho tôi mười nỗi đau khách hàng được nhắc nhiều nhất, rồi lưu kết quả thành một trang trong thư mục wiki.
Tên gọi và cách bật các tính năng này đổi theo từng bản cập nhật, nên anh chị xem hướng dẫn chính thức của nhà cung cấp trước khi làm. Có một nguyên tắc tôi giữ chặt: dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân của khách, số tài khoản, hợp đồng thì không đưa lên khi chưa đọc kỹ chính sách dữ liệu.
Bước 6: viết file nội quy
Tạo file 00-noi-quy.md đặt ở ngoài cùng của kho, nội dung như phần lớp 3 phía trên. Mỗi lần bắt đầu làm việc, anh chị bảo AI đọc file này trước. Nếu làm ở mức 3, nhiều công cụ sẽ tự đọc file hướng dẫn nằm ở gốc thư mục.
Bước 7: lưu ngược kết quả tốt vào kho
Đây là bước biến việc dùng AI thành tài sản. AI vừa cho anh chị một dàn ý hay, hai mươi ý tưởng video, một checklist tư vấn. Đừng để nó trôi mất trong lịch sử chat.
- Ý tưởng nội dung, bỏ vào 03-Noi-Dung.
- Checklist và quy trình, bỏ vào 05-He-Thong.
- Hiểu biết về khách, bỏ vào 04-Khach-Hang.
- Bài học đã kiểm chứng, viết gọn thành một trang trong 02-Wiki.
Mỗi vòng như vậy, kho lại dày lên một chút. Lần sau AI trả lời sát hơn vì nó đọc được nhiều dữ liệu thật của anh chị hơn.
Hướng dẫn cài đặt lần đầu, ngồi xuống làm từng bước
Tám bước ở trên là bản đồ. Phần này là lúc anh chị ngồi trước máy tính và làm thật: tải ở đâu, bấm chỗ nào, thấy gì trên màn hình, không thấy thì xử lý sao. Tôi viết cho người chưa từng lập trình, chưa từng nghe tới Git, mỗi lần cài phần mềm mới vẫn hơi ngại bấm nhầm.
Nói trước cho công bằng. Cài Obsidian và dựng thư mục rất dễ, chừng hai mươi phút. Cài Git là phần khó nhất. Lần đầu tôi ngồi gần hai tiếng, gõ sai đường dẫn, màn hình hiện một dòng chữ đỏ tiếng Anh và tôi tưởng mình vừa làm hỏng máy. Hoá ra không hỏng gì cả. Biết trước để lúc gặp thì bình tĩnh.
Chuẩn bị
- Một máy tính Windows hoặc Mac, chạy bình thường là đủ.
- Mạng ổn định và một email anh chị mở hằng ngày, vì lát nữa cần nhận mã xác nhận.
- Sáu mươi tới chín mươi phút yên tĩnh, đừng làm xen giữa hai cuộc họp.
- Một tờ giấy để ghi đường dẫn thư mục. Nghe thô sơ nhưng đỡ mất công tìm về sau.
Xong phần này, anh chị có một kho ghi chú nằm trên máy mình, khung thư mục rõ ràng, một bản sao lưu trên mạng ở chế độ riêng tư, và có thể nhờ AI đọc kho rồi trả kết quả về đúng chỗ.
Bước 1. Cài Obsidian và tạo kho ghi chú
Mở trình duyệt, gõ obsidian.md. Trang chủ có nút tải về ngay khu vực đầu trang và thường tự nhận anh chị đang dùng máy gì. Nếu không chắc, tìm mục ghi Windows hoặc macOS cho đúng loại máy của mình.
File tải về trên Windows có đuôi .exe, trên Mac là .dmg. Bấm đúp rồi làm theo hướng dẫn. Riêng Mac sẽ hiện một cửa sổ yêu cầu kéo biểu tượng ứng dụng sang thư mục Applications, cứ kéo thả là xong.
Mở lần đầu, màn hình hỏi anh chị muốn tạo kho mới hay mở thư mục có sẵn. Chọn tạo kho mới. Kho, tiếng Anh gọi là vault, thực chất chỉ là một thư mục bình thường trên máy. Mọi ghi chú sau này nằm gọn trong đó dưới dạng file chữ. Màn hình có thể khác đôi chút tuỳ phiên bản, không thấy đúng chữ tôi mô tả thì tìm mục nào có nghĩa tương đương.
Hai ô cần điền là tên kho và chỗ lưu. Tên kho đặt theo tên doanh nghiệp, viết không dấu, dùng gạch nối thay khoảng trắng, ví dụ kho-cong-ty-abc. Chỗ lưu chọn thư mục Documents cho dễ nhớ. Ghi đường dẫn đó ra giấy ngay, vì lát nữa cả AI lẫn phần sao lưu đều cần tới.
Kiểm tra đã xong chưa: tạo một ghi chú, gõ vài chữ, đừng đi tìm nút lưu vì ứng dụng tự lưu liên tục. Sau đó mở File Explorer trên Windows hoặc Finder trên Mac, đi tới thư mục vừa chọn. Thấy một file đuôi .md nằm đó là được.
Bước 2. Dựng khung thư mục
Khung danh sách file nằm bên trái cửa sổ Obsidian. Bấm chuột phải vào vùng trống của khung đó rồi chọn mục tạo thư mục mới. Không thấy khung bên trái thì tìm biểu tượng mở khung ở góc trên.
Ngoài năm thư mục đã nêu ở phần trên, tôi khuyên thêm một thư mục 00-Hop-Den. Đây là chỗ đổ tạm mọi thứ chưa kịp phân loại, để anh chị không phải dừng lại giữa lúc bận mà nghĩ xem file này bỏ vào đâu.
Vì sao đánh số ở đầu tên thư mục? Vì máy tính sắp theo thứ tự chữ cái, không có số thì thư mục nhảy loạn xạ, mỗi lần mở lại phải dò. Dùng hai chữ số thay vì một, để sau này chèn thêm thư mục vào giữa vẫn còn chỗ.
Thêm một thói quen nhỏ: tên thư mục và tên file viết không dấu. Tiếng Việt có dấu vẫn chạy, nhưng khi đồng bộ qua nhiều máy thỉnh thoảng nó biến thành một dãy ký tự lạ. Tôi từng dính, mất cả buổi sáng để đổi lại tên hàng chục file.
Bước 3. Nối Claude AI vào kho
Nguyên tắc rất đơn giản: anh chị cần một trợ lý AI có quyền đọc, và nếu muốn thì ghi, các file trong thư mục kho. Có hai đường đi.
Đường thủ công. Mở ghi chú, bôi đen, sao chép, dán vào khung trò chuyện rồi đặt yêu cầu. Ai cũng làm được trong hai phút. Nhược điểm là lần nào cũng phải dán lại, kết quả trả về cũng phải tự tay chép ngược vào kho.
Đường thứ hai là dùng bản trợ lý chạy trên máy tính rồi cấp cho nó quyền vào đúng thư mục kho. Khi đó anh chị nói bằng lời, nó tự mở file, tự đọc, tự lưu kết quả vào chỗ anh chị chỉ định. Đây là cách tôi dùng hằng ngày.
Tôi cố ý không tả từng nút bấm ở phần này. Giao diện và tên gọi tính năng của công cụ AI đổi liên tục, hướng dẫn chi tiết hôm nay sang năm đọc lại đã sai. Anh chị mở tài liệu chính thức của Anthropic để xem cách làm ở bản mới nhất.
Ba nguyên tắc an toàn tôi luôn giữ khi cấp quyền:
- Chỉ trỏ vào đúng thư mục kho, không trỏ vào cả ổ đĩa hay toàn bộ Documents.
- Chưa có bản sao lưu thì chưa cho AI quyền sửa hay xoá. Đó là lý do có bước tiếp theo.
- Dữ liệu khách hàng phải làm mờ trước. Thay tên thật bằng khách A, khách B. Bỏ số điện thoại, địa chỉ, số tài khoản, ảnh chụp giấy tờ. AI cần bối cảnh để làm việc, nó không cần danh tính khách của anh chị.
Bước 4. Cài Git để không bao giờ mất dữ liệu
Đây là phần nhiều người bỏ cuộc nên tôi nói chậm. Git không phải công cụ dành riêng cho dân lập trình, nó là cái máy chụp ảnh kho ghi chú theo thời gian. Mỗi lần bấm chụp, nó lưu lại toàn bộ trạng thái của kho lúc đó, kèm ngày giờ và một dòng ghi chú do anh chị viết. Tuần sau lỡ sửa hỏng, xoá nhầm, hoặc AI ghi đè lên một file quan trọng, anh chị mở bản chụp cũ lấy về nguyên vẹn.
Kho tri thức càng để lâu càng đáng tiền. AI có thể hiểu nhầm một câu lệnh rồi ghi đè file hồ sơ. Máy tính có thể hỏng ổ cứng, có thể rơi, có thể mất. Còn dịch vụ đồng bộ đám mây thông thường chỉ giữ bản mới nhất, nghĩa là xoá nhầm ở máy thì bản trên mây cũng biến mất theo.
Con đường dễ nhất: ứng dụng bấm chuột
Chưa từng gõ dòng lệnh thì đi đường này và bỏ qua hẳn phần lệnh phía dưới.
- Tạo một tài khoản GitHub bằng email của anh chị. GitHub là nơi cất các bản chụp trên mạng, giống cái két gửi ngoài ngân hàng.
- Tải ứng dụng GitHub Desktop, bản có giao diện bấm chuột. Chỉ tải từ trang chính thức của GitHub, đừng tải từ trang lạ.
- Mở ứng dụng, đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo.
- Tìm mục có nghĩa là thêm một kho có sẵn, trỏ vào đúng thư mục vault đã ghi ra giấy ở bước 1.
- Mỗi lần muốn chụp một bản, gõ một dòng mô tả ngắn vào ô ghi chú, ví dụ them ho so khach hang, rồi bấm nút xác nhận. Sau đó bấm nút đẩy lên mạng.
- Khi ứng dụng hỏi có công khai kho hay không, nhớ chọn Private, tức riêng tư. Trong kho có dữ liệu kinh doanh, để công khai là cả thế giới đọc được.
Kiểm tra: mở trang GitHub trên trình duyệt, vào kho vừa tạo. Thấy các file .md của mình nằm đó, bên cạnh tên kho có nhãn Private, là xong. Nếu nhãn ghi Public thì vào cài đặt của kho đổi lại ngay, đừng để qua đêm.
Cách gọn hơn khi đã quen tay
Obsidian có một tiện ích mở rộng do cộng đồng viết, tự chụp và tự đẩy lên mạng theo chu kỳ ngay bên trong ứng dụng. Dựng xong kho theo cách bấm chuột rồi thì bật thêm tiện ích này để khỏi phải nhớ bấm tay mỗi tối. Tên gọi và cách cài của tiện ích cộng đồng có thể đổi, và trên điện thoại nó hạn chế hơn máy tính.
Nếu tò mò muốn biết mấy dòng lệnh
cd duong/dan/toi/kho
git init
git add .
git commit -m "ban dau"
git push- Dòng 1: đi vào thư mục kho, giống như mở thư mục đó ra.
- Dòng 2: nói với Git rằng từ nay hãy theo dõi thư mục này.
- Dòng 3: gom tất cả file đang có để chuẩn bị chụp, dấu chấm nghĩa là tất cả.
- Dòng 4: bấm chụp một bản, kèm dòng ghi chú đặt trong ngoặc kép.
- Dòng 5: đẩy bản chụp lên kho trên mạng.
Đọc cho biết là đủ. Ứng dụng bấm chuột ở trên làm đúng năm việc này, chỉ khác là anh chị bấm thay vì gõ.
Bước 5. Ba câu nhờ đầu tiên nên thử
Kho đã có nguyên liệu, AI đã đọc được, giờ thử ra việc. Ba câu này tôi vẫn dùng.
Đọc toàn bộ file trong thư mục 01-Kho-Tho. Liệt kê mười câu hỏi khách hàng lặp lại nhiều nhất. Với mỗi câu, trích một đoạn nguyên văn làm dẫn chứng. Không suy đoán thêm. Lưu kết quả thành file cau-hoi-thuong-gap.md trong thư mục 04-Khach-Hang.
Đọc file ho-so.md và 00-noi-quy.md trước. Sau đó soạn giúp tôi một bản ghi nhớ dài một trang về sản phẩm chính, viết đúng giọng văn ghi trong hồ sơ. Chỗ nào thiếu dữ liệu thì ghi rõ là thiếu, đừng tự điền vào.
Rà thư mục 03-Noi-Dung. Chỉ cho tôi hai danh sách: chủ đề tôi đã viết đi viết lại, và chủ đề khách hay hỏi nhưng tôi chưa viết bài nào.
Đang đi đường thủ công thì bỏ phần lưu file, dán nội dung vào rồi tự chép kết quả về kho. Câu nhờ càng nói rõ đọc file nào, làm gì, lưu ở đâu thì kết quả càng sát. Nói chung chung sẽ nhận về một bài văn chung chung.
Bước 6. Thói quen giữ cho kho sống
Cài đặt chỉ mất một buổi tối. Giữ cho kho sống mới là phần quyết định.
Hằng ngày, năm phút. Thấy gì đáng lưu thì đổ ngay vào 00-Hop-Den, không cần phân loại, không cần đặt tên đẹp. Trước khi tắt máy, bấm chụp một bản.
Hằng tuần, ba mươi phút. Dọn hộp đến, chuyển từng file về đúng thư mục. Lấy một hai kết quả tốt AI đã làm trong tuần, viết gọn thành một trang wiki. Mở GitHub xem bản trên mạng đã cập nhật chưa.
Hằng tháng, một tiếng. Nhờ AI rà ghi chú trùng lặp và thông tin lỗi thời. Cập nhật file hồ sơ nếu sản phẩm hay giá có thay đổi. Tải một bản kho về ổ cứng rời cất riêng, phòng khi tài khoản trên mạng trục trặc.
Hay gặp trục trặc gì
- Mở Obsidian thấy trống trơn. Khả năng cao là đang mở nhầm kho. Tìm mục chuyển kho, trỏ lại đúng đường dẫn đã ghi trên giấy.
- AI báo không tìm thấy file hoặc đọc nhầm thư mục. Đưa đường dẫn đầy đủ thay vì tên thư mục, và bảo nó liệt kê danh sách file nó đang thấy trước khi làm gì. Nhìn danh sách là biết nó đang đứng ở đâu.
- Lo lộ dữ liệu. Kho trên mạng để riêng tư, thông tin nhận dạng khách thay bằng mã, hợp đồng và giấy tờ nhạy cảm để hẳn bên ngoài kho.
- Kho nặng dần, mở chậm. Thủ phạm gần như luôn là ảnh và video. Chuyển chúng ra thư mục riêng bên ngoài, chỉ giữ file chữ.
- Quên đồng bộ mấy tuần liền. Gắn việc bấm chụp vào một thói quen sẵn có, chẳng hạn ngay trước khi tắt máy buổi tối, hoặc bật tiện ích tự đồng bộ lo thay.
- Hiện dòng chữ đỏ tiếng Anh không hiểu gì. Chụp màn hình đưa cho AI, hỏi câu này báo lỗi gì và sửa thế nào cho người không biết kỹ thuật. Chín trên mười lần là sai đường dẫn hoặc chưa đăng nhập.
Anh chị không cần làm hết trong một tối. Bước 1 và bước 2 làm ngay hôm nay, chừng nửa tiếng. Phần Git để dành cuối tuần lúc đầu óc thảnh thơi. Xong bước nào thì kho chắc thêm bước đó.
Bộ câu lệnh dán thẳng vào Claude
Phần khó nhất với người mới không phải là cài phần mềm. Là lúc mở trợ lý AI lên rồi ngồi nhìn ô trống, không biết gõ gì.
Nên tôi để sẵn ở đây bốn câu lệnh. Anh chị copy nguyên khối, dán vào, sửa lại tên thư mục cho khớp máy mình là chạy. Không cần hiểu kỹ thuật.
Lệnh 1. Khai báo kho lần đầu
Dùng đúng một lần, ngay sau khi nối trợ lý AI vào thư mục kho. Nó nói cho trợ lý biết kho này là gì, để đâu, và phải cư xử ra sao.
Đây là kho tri thức cá nhân của tôi, nằm trong thư mục này.
Từ giờ, mỗi khi tôi nhờ việc, hãy đọc và ghi file trực tiếp trong đây.
Khung thư mục:
- 00-Hop-Den: nơi tôi quăng tài liệu thô vào, chưa sắp xếp
- 01-Khach-Hang: hồ sơ từng khách, ghi chú sau mỗi lần gặp
- 02-San-Pham: mô tả sản phẩm, bảng giá, câu hỏi khách hay hỏi
- 03-Noi-Dung: bài viết, kịch bản, ý tưởng
- 04-Bai-Hoc: điều rút ra sau mỗi việc đã làm
Quy tắc khi ghi:
1. Mỗi file chỉ nói một chuyện. File dài quá thì tách ra.
2. Đầu mỗi file ghi 3 dòng: tiêu đề, ngày, nguồn lấy từ đâu.
3. Viết tiếng Việt, câu ngắn, không dùng từ chuyên ngành nếu không cần.
4. Thấy nội dung liên quan file khác thì chèn liên kết sang file đó.
5. Điều gì tôi chưa xác nhận thì ghi rõ "chưa kiểm chứng", đừng viết như thật.
6. Không tự xoá file của tôi. Muốn bỏ gì thì hỏi tôi trước.
Bây giờ hãy đọc qua toàn bộ kho và nói cho tôi biết
đang có gì trong đó, thiếu gì, và nên bắt đầu từ đâu.Câu cuối quan trọng. Nó buộc trợ lý đi một vòng kho trước khi làm gì, thay vì đoán.
Lệnh 2. Nạp một tài liệu mới vào kho
Dùng mỗi khi anh chị quăng một file vào thư mục 00-Hop-Den: biên bản họp, hợp đồng, ghi chú buổi gặp khách, bài viết hay đọc được.
Trong thư mục 00-Hop-Den có tài liệu mới tên là: [ĐIỀN TÊN FILE]
Hãy làm giúp tôi bốn việc:
1. Đọc hết tài liệu này.
2. Rút ra những ý đáng giữ lại, viết thành ghi chú ngắn gọn bằng tiếng Việt.
3. Cất ghi chú vào đúng thư mục (khách hàng, sản phẩm, nội dung hay bài học).
4. Nối nó với những ghi chú cũ có liên quan.
Xong thì báo tôi: đã cất vào đâu, nối với những file nào,
và có chỗ nào trong tài liệu mâu thuẫn với thứ đã có trong kho không.Việc thứ tư là thứ khiến kho lớn lên thay vì chỉ phình ra. Còn câu hỏi cuối giúp anh chị phát hiện sớm khi thông tin mới đá nhau với thông tin cũ.
Lệnh 3. Hỏi kho để lấy việc ra dùng
Đây là lúc kho trả công. Ba ví dụ để anh chị thấy dạng câu hỏi nên đặt.
Đọc toàn bộ thư mục 01-Khach-Hang, rồi trả lời:
nhóm khách nào đang than phiền cùng một chuyện?
Trích dẫn rõ file nào nói câu đó.
---
Dựa vào 02-San-Pham và 04-Bai-Hoc, soạn giúp tôi
5 câu hỏi khách hay hỏi nhất kèm câu trả lời.
Chỉ dùng thông tin có trong kho, không tự bịa thêm.
---
Đọc 03-Noi-Dung, liệt kê những chủ đề tôi đã viết rồi,
và chỉ ra ba khoảng trống tôi chưa đụng tới.Để ý câu “chỉ dùng thông tin có trong kho, không tự bịa thêm”. Câu đó nên có trong mọi lệnh quan trọng. Nó kéo trợ lý về đúng dữ liệu của mình thay vì nói chung chung.
Lệnh 4. Bảo trì kho mỗi tháng
Kho không dọn thì một năm sau thành bãi. Mỗi tháng chạy một lần, mất chừng mười phút.
Rà lại toàn bộ kho giúp tôi và báo cáo:
1. File nào trùng nội dung với file khác?
2. File nào quá dài, nên tách nhỏ?
3. File nào ba tháng nay không được nhắc tới hay nối vào đâu?
4. Chỗ nào tôi ghi "chưa kiểm chứng" mà tới giờ vẫn chưa xác nhận?
5. Thư mục nào đang phình to bất thường?
Chỉ báo cáo thôi, đừng tự sửa. Tôi xem rồi quyết.Dòng cuối là dòng tôi học được sau khi để trợ lý tự dọn một lần và mất mấy ghi chú cũ. Giờ tôi luôn bắt nó báo cáo trước.
Mấy dòng lệnh Git, chỉ cần đúng ba dòng
Nếu anh chị đi đường bấm chuột ở bước trước thì bỏ qua mục này. Còn ai muốn biết bên dưới nó chạy gì, chỉ cần ba dòng này, gõ trong cửa sổ dòng lệnh tại thư mục kho.
git add .
git commit -m "cap nhat ngay 22-07"
git pushDòng một gom mọi thay đổi. Dòng hai đóng gói lại kèm một câu ghi chú cho mình nhớ. Dòng ba đẩy lên kho lưu trên mạng. Chỉ vậy thôi. Ngày nào cũng chạy ba dòng đó là kho của anh chị có bản sao an toàn.
Một lưu ý trước khi anh chị dán mấy lệnh này: đừng đưa dữ liệu nhạy cảm của khách vào phần trợ lý xử lý. Tên đầy đủ, số điện thoại, số tài khoản, thông tin sức khoẻ, những thứ đó nên thay bằng ký hiệu trước khi nhờ AI đọc.
Kho này dùng vào việc gì trong tuần
Tôi dùng kho của mình cho bốn việc chính.
- Viết blog. Có sẵn chân dung khách và câu hỏi thật, bài viết ra gần đời hơn hẳn kiểu viết chung chung.
- Làm kịch bản video. Một bài viết cũ tách ra được một video ngắn, một video dài và một buổi phát trực tiếp.
- Cân lại nội dung theo ba tầng. Tôi hỏi AI trong kho hiện có tôi đang thiếu tầng nào: thu hút, nuôi dưỡng hay chuyển đổi. Câu trả lời thường là tôi đăng quá nhiều bài vui và quá ít bài mời khách đi bước tiếp theo.
- Trang bị cho người bán hàng. Từ danh sách câu hỏi khách hay hỏi, tôi dựng kịch bản tư vấn, phần hỏi đáp cho website, email chăm sóc và tài liệu đào tạo người mới.
Đó cũng là lý do tôi coi kho tri thức là phần móng của một hệ thống bán hàng tự động. Nội dung sinh ra niềm tin. Niềm tin khiến khách để lại thông tin. Chăm sóc đều tay thì mới có đơn. Móng yếu thì tầng nào cũng lung lay.
Bốn lỗi tôi thấy nhiều nhất
Lỗi thứ nhất, cài nhiều công cụ nhưng không có thói quen nạp dữ liệu. Cách chữa rất nhẹ: mỗi ngày lưu một đến ba ghi chú, ngay lúc vừa nghĩ ra.
Lỗi thứ hai, lưu ào ạt nhưng không phân loại. Sáu tháng sau kho biến thành bãi rác. Tối thiểu, hãy đưa file vào đúng một trong năm thư mục ngay khi lưu.
Lỗi thứ ba, tin AI tuyệt đối. AI tóm tắt sai được, hiểu nhầm bối cảnh được, viết rất mượt mà vẫn lệch với trải nghiệm thật của anh chị. Nội dung quan trọng thì anh chị phải đọc lại và chịu trách nhiệm cuối cùng.
Lỗi thứ tư, không bảo trì. Mỗi tháng dành một buổi dọn kho: ghi chú nào trùng, thông tin nào lỗi thời, dữ liệu nào mâu thuẫn nhau, chủ đề nào chưa khai thác. Việc này nhờ AI làm cũng được, kiểu: rà thư mục nội dung và chỉ cho tôi mười chủ đề có thể viết thành bài mới.
Bắt đầu nhỏ, ngay tối nay
Anh chị không cần hệ thống hoàn chỉnh trong tuần này. Chỉ cần bốn việc: cài Obsidian, dựng năm thư mục, viết file hồ sơ, nạp mười tài liệu cũ. Nhiêu đó thôi, lần tới ngồi làm nội dung anh chị đã có chỗ để bắt đầu.
Phần nối với Claude AI cứ để làm sau, khi tay đã quen.
Bộ não thứ nhất để nghĩ ra cái mới. Bộ não thứ hai để khỏi phải nghĩ lại cái cũ.
Câu hỏi thường gặp
Bộ não thứ hai là gì, nói ngắn gọn?
Là một kho ghi chú duy nhất nằm ngoài đầu mình, chứa những gì mình đã học và đã làm, sắp xếp sao cho lấy ra dùng lại được. Nó gánh bớt phần việc ghi nhớ. Với người kinh doanh, kho này còn là phần móng của hệ thống bán hàng tự động, vì mọi nội dung, kịch bản và tài liệu bán hàng đều lấy nguyên liệu từ đó.
Tôi không biết lập trình, có làm được không?
Làm được. Toàn bộ việc trong bài này chỉ gồm ba thao tác: tạo thư mục, gõ chữ vào file, kéo file bỏ vào đúng chỗ. Anh chị bắt đầu bằng ba việc là cài Obsidian, dựng năm thư mục và viết file hồ sơ, khoảng một hai tiếng là xong. Phần nối với AI cứ để sau, mà ngay cả phần đó thì mức đơn giản nhất cũng chỉ là chép rồi dán.
Khác gì với Notion AI?
Khác ở chỗ ghi chú của anh chị nằm ở đâu và ai giữ file. Notion là một nền tảng, nội dung nằm trong tài khoản của anh chị trên nền tảng đó. Obsidian lưu mỗi ghi chú thành một file văn bản trong thư mục trên máy, nên anh chị mở được bằng phần mềm khác và mang đi nơi khác được. Hai thứ hợp hai việc khác nhau: cần làm việc nhóm và quản lý dữ liệu chung thì nền tảng tiện hơn, cần một kho riêng dùng lâu dài thì file trên máy an tâm hơn.
Khác gì với NotebookLM?
NotebookLM là nơi anh chị nạp tài liệu lên rồi hỏi đáp ngay trên bộ tài liệu vừa nạp, rất tiện khi cần hiểu nhanh một chồng tài liệu. Kho Obsidian thì là tài sản anh chị bồi đắp dần qua nhiều năm, file nằm ở máy mình. Tôi dùng cả hai theo cách này: kho gốc để dành và lớn lên mỗi ngày, khi cần đọc gấp một tập tài liệu thì đưa riêng phần đó qua công cụ hỏi đáp.
Khác gì với việc cứ lưu vào Google Drive hay Google Keep?
Khác ở chỗ nối các ý lại với nhau. Ổ đĩa đám mây giống cái tủ đựng file, tìm theo tên và theo thư mục, mỗi file đứng một mình. Kho ghi chú thì mỗi ghi chú là một ý và nối được sang ý khác, nên càng dùng càng thành bản đồ. Có một điểm nữa nên tự kiểm tra: file của anh chị đang ở định dạng nào, mở bằng phần mềm khác được không, hay phải xuất ra mới dùng được chỗ khác.
Dựng mất bao lâu thì thấy tác dụng?
Buổi đầu khoảng một hai tiếng là có kho chạy được. Anh chị thấy tác dụng ngay lần làm nội dung kế tiếp, vì không phải khai lại lý lịch cho AI nữa. Còn để kho đủ dày cho AI trả lời sát việc của mình thì cần nạp đều, mỗi ngày một tới ba ghi chú, chừng một tháng sẽ thấy khác rõ. Đây là thứ lớn lên theo thói quen chứ không xong trong một tối.
Dữ liệu của tôi có an toàn không, có bị đưa lên mạng không?
File ghi chú nằm trong thư mục trên máy của anh chị và không tự đi đâu cả. Nhưng khi anh chị đưa một nội dung cho trợ lý AI xử lý thì phần nội dung đó có được gửi đi để xử lý, chuyện này phải nói thẳng. Vì vậy tôi giữ một ranh giới cố định: dữ liệu cá nhân của khách như tên, số điện thoại, địa chỉ, hợp đồng, số tài khoản thì không đưa vào. Trước khi bật tính năng nào, anh chị đọc chính sách dữ liệu của nhà cung cấp một lần cho chắc.
Nếu AI tóm tắt sai thì sao?
Thì anh chị sửa, và người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là anh chị. AI tóm tắt sai được, hiểu nhầm bối cảnh được, và nó viết rất mượt ngay cả khi đang lệch. Cách tôi giảm rủi ro: yêu cầu nó chỉ ra file gốc và đoạn gốc cho mỗi ý quan trọng, đọc lại trước khi đăng, và chỉ lưu vào lớp wiki những gì mình đã kiểm chứng.
Đọc thêm
- 8 công thức content marketing huấn luyện Claude AI viết đúng khách hàng
- 8 tầng hệ thống kinh doanh trên internet để có khách hàng bền vững
- E-E-A-T là gì và cách xây nội dung đáng tin cậy
Về tác giả — Lê Tấn Đào
Tôi là Lê Tấn Đào, cựu Chủ tịch BNI Rainbow và Đại sứ BNI BEST. Tôi giúp người làm kinh doanh xây hệ thống bán hàng tự động trên Internet với Claude AI — để khách tự tìm đến, tự được chăm sóc mỗi ngày.