Chọn 1 ô chính, 1 ô phụ: luật dồn lực 90 ngày

Giả sử bạn vừa chấm xong ba mươi ô. Nhìn xuống tờ phiếu: chín ô đỏ, sáu ô xám, thêm mấy ô pháp lý cần chỉnh.

Phản xạ đầu tiên là sửa hết. Lập danh sách hai chục việc, chia cho cả đội, hứa với nhau tháng này làm cho xong. Ba tuần sau, việc nào cũng dở dang, ô nào cũng còn đỏ, còn cả đội thì mệt nhừ.

Bản đồ nhiệt chỉ cho bạn thấy chỗ nóng. Nó đâu có bảo bạn dập hết lửa cùng một lúc. Vậy trong chín ô đỏ, ô nào làm trước? Bộ Bản đồ nhiệt 30 ô có năm luật cho đúng câu hỏi đó.

Năm luật, đi đúng thứ tự

1. Ô pháp lý đỏ đi trước. Ô nào ở mức rủi ro cao thì xử lý trước tiên. Mất tên, bị phạt hay bị đình chỉ thì mọi kế hoạch khác vô nghĩa.
2. Chưa có số thì đi đo. Ô tài chính và dữ liệu mà chưa có số thật thì đánh dấu “đánh trước”: đo trong 2–3 tuần đầu, không tốn tiền, rồi mới chốt kế hoạch.
3. Tìm con đường yếu nhất. Chấm năm con đường tăng lợi nhuận từ 1 đến 5. Con đường thấp nhất là chỗ lãi đang bị kéo xuống.
4. Chọn 1 ô chính, 1 ô phụ. Nếu hai con đường cùng thấp, chọn con đường khai thác khách đang có và ra tiền nhanh hơn làm ô chính. Con đường còn lại thành ô phụ. Không chọn quá hai ô.
5. Viết 1 mục tiêu 90 ngày theo dạng “từ X lên Y trước ngày Z”, kèm 3 mốc kiểm tra ở ngày 30, 60, 90.

Thứ tự này có lý do. Pháp lý đi đầu vì nó có thể xoá sạch mọi thứ còn lại. Đo đi thứ hai vì chọn ô khi chưa có số là chọn bằng cảm giác. Xong hai chuyện đó mới tới chuyện chọn chỗ dồn sức.

Về luật 1, đèn đỏ là bạn tự soi. Bài này là gợi ý quản trị, chưa phải tư vấn pháp lý hay thuế. Ô nào nghi rủi ro cao, hãy đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi luật sư, kế toán.

Vì sao chỉ hai ô

Ở bài năm con đường tăng lợi nhuận, tôi có tính thử: lợi nhuận là phép nhân, nên thừa số nhỏ nhất kéo cả kết quả xuống. Dồn sức vào con đường đang mạnh thì cái mạnh mạnh thêm chút đỉnh, còn cái yếu vẫn ghì cả phép nhân.

Ý tập trung vào mắt xích yếu nhất có gốc từ Eliyahu M. Goldratt, trong cuốn The Goal năm 1984, với lý thuyết điểm nghẽn. Luật “chọn con đường yếu nhất làm ô chính” đi ra từ đó.

Còn chuyện không chọn quá hai ô là quy ước CAS đặt ra để giữ sức cho đội. Hai ô thì ai cũng nhớ được. Năm ô thì dễ tới tuần thứ ba chẳng ai còn nhớ ô nào là ô chính.

Luật 4 có một chỗ tôi thích: khi hai con đường cùng thấp, chọn con đường khai thác khách đang có và ra tiền nhanh hơn. Tôi hiểu là vì khách đang có thì khỏi tốn tiền đi kiếm, mà tiền về sớm thì nuôi được phần còn lại của 90 ngày.

Viết mục tiêu cho đo được

Mục tiêu 90 ngày viết theo dạng “từ X lên Y trước ngày Z”. Giả sử ô chính của bạn là ô 1.4, giữ chân khách. Một mục tiêu đúng dạng trông kiểu: từ 15% lên 25% khách quay lại mua lần hai, trước ngày 31/1. Số này tôi đặt ra cho dễ hình dung thôi, số của bạn phải lấy từ sổ sách thật.

Kèm theo là ba mốc kiểm tra ở ngày 30, 60 và 90. Vì luật 2 đo trong 2–3 tuần đầu, tới mốc ngày 30 bạn đã có số thật, nên con số Y có thể chốt lại cho sát ở mốc này.

Cách viết này lấy từ cuốn The 4 Disciplines of Execution (2012) của Chris McChesney, Sean Covey và Jim Huling: một mục tiêu quan trọng nhất, vài chỉ số dẫn dắt, một bảng điểm, và buổi họp giải trình đều đặn. Trong bộ tài liệu CAS, nó thành mục tiêu 90 ngày, bảng điểm tuần và cuộc họp tuần 20 phút.

Bảng điểm tuần chấm những việc dẫn dắt mà đội đã cam kết làm trong tuần, tô đèn xanh, vàng, đỏ để ai liếc qua cũng biết tuần này đang theo kịp hay đang hụt. Bảng dán ở chỗ cả đội nhìn thấy.

Tôi từng thử đặt mình vào chỗ người chủ một quán gần nhà, trong bài từ một bữa sushi tới bài toán 50–60 khách mỗi ngày. Câu trả lời của tôi lúc đó cũng vậy: chọn đúng một con số cho cả quán cùng nhìn, thay vì mở ra hai chục việc chạy cùng lúc.

Viết luôn danh sách “chưa làm”

Chọn hai ô cũng có nghĩa là chấp nhận để mấy ô kia đỏ thêm ba tháng. Cái này khó chịu lắm, nên tôi khuyên viết hẳn ra một danh sách những việc chưa làm trong 90 ngày này, dán cạnh bảng điểm.

Từ năm luật, bạn tự suy ra được vài dòng: chưa bỏ tiền vào ô nào còn đang xám, chưa đụng tới ô thứ ba dù nó đỏ cỡ nào. Với cái ví dụ ô chính là giữ chân khách ở trên, danh sách có thể thêm dòng: chưa tăng tiền quảng cáo kéo khách mới, cho tới khi khách cũ quay lại nhiều hơn.

Danh sách đó giúp bạn nói “chưa” một cách đàng hoàng, khi có ai trong đội, hay chính bạn, nổi hứng muốn làm thêm.

Tinh thần sửa đúng một chỗ trước cũng là tên một video ngắn của tôi: muốn bán được nhiều hàng, hãy sửa sai lầm này trước.

Đây là một bài trong chuỗi Bản đồ nhiệt 30 ô, nối tiếp bài năm con đường tăng lợi nhuận. Bài sau chỉ cách tự chấm cả bản đồ trong 45 phút. Muốn chấm ngay thì bạn vào cas.letandao.com, chấm xong rồi áp năm luật ở trên.

Nếu chỉ được chọn hai ô cho 90 ngày tới, bạn chọn ô nào? Và ô nào bạn chịu để nó đỏ thêm ba tháng? Kể tôi nghe dưới phần bình luận nhé.