Tự chấm doanh nghiệp trong 45 phút: 6 bước, một tờ giấy

Bốn mươi lăm phút, ngang một hiệp bóng đá. Đủ dài để làm cho đàng hoàng, đủ ngắn để không ai kiếm được cớ hoãn.

Thử hình dung một tối thứ Năm, tiệm đã đóng cửa. Bạn kéo hai cái ghế lại cạnh bàn thu ngân, mời người giữ sổ và người bán hàng giỏi nhất ngồi xuống. Trên bàn có cuốn sổ thu chi, cái laptop mở phần mềm bán hàng, mấy cái điện thoại còn đầy tin nhắn khách. Và một tờ phiếu ba mươi dòng.

Câu hỏi của buổi đó chỉ có một: hôm nay, bằng số thật, doanh nghiệp của mình đang đứng ở đâu?

Chuẩn bị: một tờ phiếu và số thật

Phiếu tự chấm có ba mươi dòng, mỗi dòng một ô, và năm cột: ô, tên ô, hôm nay, sau 90 ngày, ghi chú. Bạn làm trên giấy cũng được. Phiếu nằm trong file PDF tổng quan ở cas.letandao.com, in ra là xài. Hoặc bạn vào trang đó, bấm “Tự chấm doanh nghiệp của tôi” để chấm thẳng trên máy.

Cột “sau 90 ngày” để trống. Nó chờ bạn quay lại.

Cột “ghi chú” thì tôi gợi ý xài cho kỹ: ô nào chấm mức mấy, ghi luôn con số hay sự việc làm căn cứ. Ba tháng sau đọc lại, bạn biết lần trước mình dựa vào đâu.

Thứ quan trọng nhất phải mang tới là số thật. Mở sổ sách, mở phần mềm, mở điện thoại. Chấm theo trí nhớ thì tờ phiếu sẽ đẹp hơn doanh nghiệp.

Ba bước đầu: chấm cho thật

1. Gom người

Chủ và một hai người nắm việc nhất ngồi chung 45 phút. Người chủ chấm một mình thì dễ chấm theo cái mình muốn thấy. Có người giữ sổ ngồi cạnh, con số tự nhiên thật hơn.

2. Chấm từng ô

Mở từng ô, đọc thang 1 đến 5, chọn mức đúng với hôm nay. Phân vân giữa hai mức thì chọn mức thấp hơn. Năm mô tả của thang tôi viết ở bài thang chấm 1 đến 5.

Ba mươi ô gói trong chưa tới 45 phút, mỗi ô chỉ được chừng một phút, nên đừng cãi nhau lâu. Chọn mức thấp, ghi lý do vào cột ghi chú, rồi đi tiếp.

Bảy ô pháp lý thì chấm xong còn bật thêm đèn: ổn, cần chỉnh hay rủi ro cao. Đèn này là để tự soi. Ô nào nghi rủi ro cao, sau buổi chấm hãy đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi luật sư, kế toán. Bài này là gợi ý quản trị, chưa phải tư vấn pháp lý.

3. Đánh dấu ô chưa có số

Ô nào không có dữ liệu để chấm thì để xám, ghi “chưa đủ thông tin”. Ô nào chưa hợp giai đoạn thì ghi “chưa đến lúc”. Hai nhãn này giữ cho buổi chấm trung thực: không có số thì nói không có số, khỏi đoán cho đủ ba mươi ô.

Ba bước sau: từ điểm số tới kế hoạch

4. Chấm 5 con đường

Cho điểm 1 đến 5 từng con đường tăng lợi nhuận, bằng số thật: khách tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn, số lần mua lặp lại, tỷ lệ lợi nhuận. Đây là chỗ chọn ô chính, nên đừng chấm vội.

Chuyện phải nói bằng số, tôi có một video ngắn hỏi thẳng: thu nhập năm nay bao nhiêu? Con số nói lên tất cả.

5. Chọn ô theo luật

Đi đúng thứ tự: pháp lý đỏ, rồi ô cần đo trước, rồi ô chính, rồi ô phụ. Viết mục tiêu 90 ngày và 3 mốc kiểm tra. Năm luật chọn ô tôi viết kỹ ở bài chọn 1 ô chính, 1 ô phụ.

6. Hẹn ngày chấm lại

Sau 90 ngày, cùng nhóm người, cùng cách chấm, so hai bản đồ để thấy ô nào đã nguội. Tôi gợi ý ghi luôn ngày chấm lại lên đầu phiếu, ngay trong buổi này, và hẹn đúng mấy người đang ngồi đó.

Nếu chấm trên cas.letandao.com, bạn nhớ là điểm chỉ lưu trên trình duyệt đang dùng. Đổi máy hay xoá dữ liệu trình duyệt là mất, nên chép điểm ra giấy luôn cho chắc.

Mấy chỗ dễ trượt

• Chấm cho đẹp. Có nhân viên ngồi cùng thì ai cũng ngại chấm thấp mấy ô người chủ đang tự tay làm. Nói trước với nhau: chấm thấp là để biết chỗ sửa, đâu phải chấm điểm ai.
• Lấy chữ “khoảng” thay cho số. “Khoảng chục khách một ngày”, “chắc lãi chừng ba chục phần trăm”: câu nào bắt đầu bằng khoảng với chắc thì ô đó nên để xám.
• Sửa ngay trong buổi chấm. Thấy ô đỏ là muốn bàn cách sửa liền. Ghi lại, để dành. Buổi 45 phút chỉ để chấm, còn sửa là việc của 90 ngày.

Đây là một bài trong chuỗi Bản đồ nhiệt 30 ô, nối tiếp bài luật chọn ô 90 ngày. Từ bài sau, chuỗi đi vào từng ô một, bắt đầu từ ô 0.1 tầm nhìn, mục tiêu. Bạn muốn tự chấm ngay thì vào cas.letandao.com, hoặc kẻ một tờ phiếu ba mươi dòng ra giấy theo đúng năm cột ở trên.

Bạn định rủ ai ngồi chung buổi 45 phút đó? Kể tôi nghe ở phần bình luận, chấm xong thấy ô nào đỏ bất ngờ thì kể luôn nhé.