Bạn có giờ cố định để làm việc trên doanh nghiệp không?

Lấy một tiệm spa làm ví dụ, người chủ cũng là kỹ thuật viên chính. Lịch kín từ 9 giờ sáng tới 8 giờ tối. Khách đông, tay mỏi, vậy mà doanh thu đứng yên hai năm liền. Lý do nghe đơn giản tới mức bực mình: không ai có thời gian đào tạo người mới.

Đây là ví dụ minh hoạ trong bộ tài liệu Bản đồ nhiệt 30 ô, tôi không nói về tiệm cụ thể nào, số trong đó cũng là số minh hoạ. Còn cái kẹt thì chắc nhiều người thấy quen: mình làm giỏi nhất nên mình làm hết.

Ô 0.2 hỏi: người chủ có dành thời gian cố định để làm việc trên doanh nghiệp, giữ kỷ luật và học từ số liệu không?

Làm trong doanh nghiệp, làm trên doanh nghiệp

Việc của người chủ chia làm hai loại. Làm trong doanh nghiệp là bán hàng, đứng máy, làm chuyên môn. Làm trên doanh nghiệp là đặt mục tiêu, xem số, viết quy trình, đào tạo người. Cách chia này có gốc từ Michael E. Gerber, cuốn The E-Myth Revisited (1995). Tôi đã kể trong bài kinh doanh là phải có hệ thống nên ở đây khỏi nhắc lại.

Ô này gộp thêm ba chuyện. Tư duy tốt là quyết bằng số và biết giới hạn của mình. Kỷ luật là giữ được khung giờ cho việc quản trị. Học tập là doanh nghiệp học từ dữ liệu, từ khách, từ chính lỗi của mình.

Ở doanh nghiệp nhỏ, thời gian của chủ là nút thắt lớn nhất. Chủ dùng hết giờ cho chuyên môn thì không ai xây hệ thống, doanh nghiệp dừng ở đúng mức sức của một người. Thiếu kỷ luật thì kế hoạch tốt mấy cũng trôi sau hai tuần. Không học từ số thì một lỗi lặp lại hoài, lần nào cũng mất tiền thật.

Ô 0.2 nóng lên khi nào

Lịch tuần kín việc chuyên môn, không có giờ nào cố định cho việc xem số, viết quy trình, đào tạo người. Lãi lỗ, quy trình, kế hoạch luôn để “khi nào rảnh”, mà không bao giờ rảnh. Khoản chi lớn được quyết theo cảm giác hoặc theo lời người khác. Khách huỷ hẹn, hàng lỗi, nhân viên nghỉ ngang cứ lặp lại, không ai ghi nguyên nhân.

Tôi cũng từng nghĩ mình bận. Tựa tập podcast này nói luôn kết luận:

Giành lại vài giờ mỗi tuần

Bước đầu nghe chán mà đáng làm nhất: ghi lại một tuần thật. Trong 5–7 ngày, mỗi giờ ghi bạn làm gì, rồi chia ba nhóm: việc chuyên môn, việc vặt giao được, việc quản trị. Có nhật ký rồi mới biết giờ của bạn đi đâu, khỏi đoán.

Kế đó là đặt khung giờ cố định. Chọn hai buổi mỗi tuần, mỗi buổi khoảng 2 giờ, chỉ dành cho việc trên doanh nghiệp, cộng 15 phút cuối ngày để ghi số. Ghi vào lịch y như một cuộc hẹn với khách quan trọng. Khung giờ quản trị đặt trước, việc chuyên môn xếp quanh nó, đừng đợi rảnh.

Quay lại tiệm spa. Chủ khoá cứng sáng thứ Ba và thứ Năm, 9 tới 11 giờ, không nhận khách: một buổi xem số, một buổi kèm kỹ thuật viên. Sau ba tháng có thêm hai kỹ thuật viên làm được liệu trình chính, chủ giảm giờ đứng máy còn khoảng một nửa (vẫn là số minh hoạ).

Rồi giao bớt việc vặt. Mỗi tháng chọn 2–3 việc lặp lại bạn đang làm, như trả lời tin nhắn, nhập số, đặt hàng, giao cho người khác kèm checklist từng bước. Giao mà không có checklist thì người nhận làm sai, bạn lại ôm về tự làm. Còn cái lý “mình làm nhanh hơn” thì thử tính một giờ của bạn đáng bao nhiêu tiền. Việc nào rẻ hơn mức đó thì giao.

Viết checklist giờ có AI phụ. Bạn nói hoặc ghi âm cách mình làm, nhờ Claude chuyển thành các bước, người nhận làm thử rồi sửa lại cho đúng thực tế.

Quyết bằng số, học từ chính mình

Trước mỗi khoản chi lớn, viết ba dòng: tốn bao nhiêu, kỳ vọng thu lại gì, đo bằng số nào và ngày nào xem lại. Có ba dòng đó thì tới ngày xem lại là biết khoản chi đúng hay sai.

Mỗi tháng ngồi một buổi xem lại: việc gì chạy tốt, lỗi gì lặp lại, sửa quy trình nào. Ghi vô một sổ bài học chung cho cả đội, mỗi dòng có người sửa và hạn sửa. Rút kinh nghiệm bằng miệng thì tuần sau là quên.

Học cái mới cũng nên có chủ đích. Mỗi quý chọn một chủ đề gắn với ô đang yếu nhất trên bản đồ, học xong phải ra một việc làm thử trong hai tuần và đo kết quả. Có thêm một người cùng giữ nhịp thì càng chắc: một cộng sự, quản lý hay cố vấn mà mỗi tuần bạn báo số cho họ.

Bạn đang ở mức nào

Mức 1: chủ làm mọi việc, không có giờ nào cho quản trị, quyết theo cảm giác. Mức 2: biết cần làm việc trên doanh nghiệp nhưng rảnh mới làm, có tìm hiểu cái mới mà ít đem ra làm thử. Mức 3: có khung giờ cố định giữ được phần lớn số tuần, quyết định lớn có số, có buổi rút kinh nghiệm, nhưng chủ vẫn kéo mọi việc. Mức 4: việc chuyên môn đã có người làm thay một phần, đội tự ghi lỗi và đề xuất cách sửa. Mức 5: đội tự cải tiến, chủ lo chiến lược, vắng vài tuần doanh nghiệp vẫn chạy.

Câu tự hỏi đáng nhất: tuần trước bạn có ít nhất 3 giờ làm việc trên doanh nghiệp, không bán hàng, không làm chuyên môn không? Giai đoạn đầu, 3–5 giờ mỗi tuần là con số tham khảo, giữ được từ 80% số tuần trở lên là ổn.

Gốc của mấy ý này

Ngoài Gerber, bước ghi lại một tuần thật có gốc từ Peter F. Drucker trong The Effective Executive (1967): muốn sắp lại thời gian thì trước hết phải ghi ra giờ của mình thật sự đi đâu. Xem số, viết quy trình, đào tạo người là nhóm việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, góc phần tư thứ hai trong The 7 Habits of Highly Effective People của Stephen R. Covey (1989). Sổ bài học và buổi rút kinh nghiệm hằng tháng là bản rút gọn cho doanh nghiệp nhỏ từ ý tổ chức học tập của Peter M. Senge trong The Fifth Discipline (1990). Thang chấm 1–5 là cách CAS tự viết.

Đây là ô 0.2 trong chuỗi Bản đồ nhiệt 30 ô. Ô ngay trước là tầm nhìn và mục tiêu: có đích rồi, ô này lo giờ giấc để đi tới đó. Bạn tự chấm ô 0.2 tại cas.letandao.com.

Tuần vừa rồi, bạn có được mấy giờ ngồi làm việc trên doanh nghiệp của mình? Kể tôi nghe con số thật ở phần bình luận nhé.