Doanh nghiệp 2030: sơ đồ 7 trụ cột để doanh nghiệp nhỏ chạy thành hệ thống

Trả lời nhanh: Bộ Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 2030 là sơ đồ chia toàn bộ việc của một doanh nghiệp nhỏ thành 7 trụ cột, 30 ô. Mỗi ô là một câu hỏi người chủ phải trả lời được bằng số, có thang chấm 1–5 và bộ tài liệu chuẩn để làm theo. Dùng nó để biết doanh nghiệp đang yếu ở đâu, chọn đúng một chỗ để sửa trong 90 ngày, rồi đo lại.

Lấy một ví dụ minh hoạ. Chị chủ tiệm bánh bán tốt, đơn tăng đều. Chị chạy thêm quảng cáo, đơn tăng nữa. Rồi thợ không kịp làm, giao trễ, khách phàn nàn. Chị tuyển thêm thợ, tiền lương tăng, cuối tháng ngồi tính thì lãi không tăng bao nhiêu. Chị sửa một chỗ, chỗ khác lại hỏng.

Chuyện này không phải do chị thiếu cố gắng. Chị thiếu một tấm bản đồ để thấy cả doanh nghiệp cùng lúc: chỗ nào đang ổn, chỗ nào sắp tắc, chỗ nào chưa có số. Bộ Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 2030 sinh ra để làm tấm bản đồ đó.

Bộ Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 2030 là gì?

Là gì? Là bộ chuẩn tôi soạn cho học viên CAS để đánh giá và xây doanh nghiệp nhỏ thành một hệ thống. Bộ chia việc của người chủ thành 7 trụ cột, đánh số từ Trụ 0 đến Trụ 6, gồm 30 ô. Mỗi ô trả lời một câu hỏi, ví dụ “Mỗi tháng có bao nhiêu người mới hỏi, từ kênh nào, mỗi người tốn bao nhiêu tiền?”.

Vì sao cần? Doanh nghiệp nhỏ thường được quản bằng trí nhớ của người chủ. Khi còn nhỏ thì chạy được. Khi lớn lên, chủ không thể nhớ hết, và cũng không biết nên sửa chỗ nào trước. Có bộ chuẩn chung, chủ nhìn một trang là biết mình mạnh, yếu ở đâu; đội ngũ cũng hiểu cùng một ngôn ngữ.

Dùng thế nào? Chủ doanh nghiệp tự chấm 30 ô từ 1 đến 5, tô màu thành bản đồ nhiệt 30 ô, chọn ra một ô chính để làm trong 90 ngày, làm theo tài liệu chuẩn của ô đó, hết 90 ngày thì chấm lại.

Ví dụ: một tiệm bánh có thể mạnh ở khâu kéo khách nhưng yếu ở khâu giao hàng; một xưởng nội thất giỏi tay nghề nhưng chưa biết công trình nào lãi; một trung tâm tiếng Anh đông học viên nhưng nhiều em học xong khoá đầu thì nghỉ. Ba nơi ba chỗ yếu khác nhau, nhưng cùng đọc được trên một sơ đồ. Phần cuối bài có ba ví dụ này chi tiết hơn.

Sơ đồ 7 trụ cột và 30 ô

Trụ	Câu hỏi lớn	Số ô
Trụ 0 · Người chủ và chiến lược	Người chủ muốn đi đâu, có đủ kỷ luật và nhịp làm việc để đi tới đó không?	3
Trụ 1 · Marketing và bán hàng	Khách là ai, đến từ đâu, mua thế nào, có quay lại không?	4
Trụ 2 · Sản phẩm và giá trị	Bán cái gì, giá bao nhiêu, vì sao khách chọn mình?	3
Trụ 3 · Vận hành	Làm ra và giao tới khách thế nào, ai làm, theo quy trình nào, số liệu nằm ở đâu?	4
Trụ 4 · Quản lý tài chính	Lãi thật bao nhiêu, tiền mặt còn bao lâu, chi có theo kế hoạch không?	5
Trụ 5 · Đầu tư	Khi có lãi, tiền đi đâu để lớn thêm mà không đánh mất cái đang có?	4
Trụ 6 · Pháp lý	Giấy tờ, thuế, hợp đồng, lao động có đúng luật không?	7

Trụ 0 · Người chủ và chiến lược

Gồm 3 ô: 0.1 Tầm nhìn, mục tiêu · 0.2 Tư duy, kỷ luật, thời gian, học tập · 0.3 Nhịp thực thi. Tôi đánh số 0 vì đây là gốc của mọi trụ khác. Người chủ chưa rõ mình muốn đi đâu, chưa đổi được mục tiêu thành con số có hạn, chưa có nhịp họp và bảng điểm hằng tuần, thì sửa trụ nào cũng chỉ được một thời gian. Bài liên quan: Giỏi nghề chưa đủ: 4 năng lực của chủ doanh nghiệp.

Trụ 1 · Marketing và bán hàng

Gồm 4 ô, đi đúng theo đường khách đến với mình:

• 1.1 Thị trường, khách hàng, định vị: bán cho ai, vì sao họ chọn mình.
• 1.2 Tạo khách tiềm năng: mỗi tháng bao nhiêu người mới hỏi, từ kênh nào.
• 1.3 Bán hàng và chuyển đổi: trong số người hỏi, bao nhiêu người mua.
• 1.4 Chăm sóc, giữ chân, giới thiệu: khách cũ có quay lại và giới thiệu người mới không.

Trụ 2 · Sản phẩm và giá trị

• 2.1 Danh mục sản phẩm: món nào kéo khách, món nào nuôi lãi.
• 2.2 Offer, giá, mô hình doanh thu: thêm lãi mà vẫn đúng giá trị.
• 2.3 Chất lượng, trải nghiệm, khác biệt: ai phục vụ khách cũng được như nhau.

Trụ 3 · Vận hành

Gồm 3.1 Sản xuất, cung ứng, giao hàng · 3.2 Con người · 3.3 Quy trình, hệ thống hoá · 3.4 Dữ liệu, công nghệ. Đây là trụ quyết định doanh nghiệp có chạy được khi chủ vắng mặt hay không.

Trụ 4 · Quản lý tài chính

Gồm 5 ô: 4.1 Lãi lỗ, biên lợi nhuận · 4.2 Dòng tiền, công nợ · 4.3 Chi phí, ngân sách · 4.4 Kế toán, báo cáo · 4.5 Vốn vay, nợ. Trụ này trả lời câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ né: bán nhiều vậy, cuối cùng lãi thật bao nhiêu, tiền đang nằm ở đâu.

Trụ 5 · Đầu tư

Gồm 4 ô: 5.1 Mở rộng doanh nghiệp · 5.2 Đầu tư sang doanh nghiệp khác · 5.3 Đầu tư cho người khác vận hành · 5.4 Thoái vốn, xây để bán. Trụ này chỉ nên làm sau khi Trụ 4 có số thật. Mở thêm chi nhánh khi chưa biết chi nhánh đầu lãi bao nhiêu là cách nhanh nhất để nhân đôi cái lỗ.

Trụ 6 · Pháp lý

Gồm 7 ô: 6.1 Thành lập, cấu trúc · 6.2 Thuế, hoá đơn · 6.3 Nhãn hiệu, sở hữu trí tuệ, dữ liệu và AI · 6.4 Hợp đồng · 6.5 Quảng cáo, người tiêu dùng · 6.6 Lao động · 6.7 Ngành có điều kiện. Pháp lý tách thành trụ riêng vì nó chạy suốt mọi trụ khác. Ô pháp lý nào ở mức rủi ro cao thì xử lý trước mọi việc. Nội dung pháp lý trong bộ chỉ để rà soát; trước khi làm, bạn nên hỏi luật sư và kế toán.

Vì sao lại là 7 trụ, xếp theo thứ tự này?

Tôi hay ví doanh nghiệp như một ngôi nhà rường: mỗi cột gánh một phần mái. Một cột mục thì cả mái nghiêng, dù các cột khác còn chắc. Chủ doanh nghiệp nhỏ hay dồn sức làm thật chắc một hai cột mình giỏi, rồi ngạc nhiên khi mái vẫn dột.

Cách chia không phải tôi nghĩ ra từ đầu. Năm 1916, Henri Fayol đã chia hoạt động của một doanh nghiệp thành các nhóm chức năng: kỹ thuật, thương mại, tài chính, an ninh, kế toán, quản trị. Năm 1985, Michael Porter đưa ra chuỗi giá trị: các hoạt động nối với nhau thành chuỗi, một mắt xích yếu làm giảm giá trị cả chuỗi. Bộ Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 2030 dựa trên hai ý đó, rồi viết lại cho vừa doanh nghiệp nhỏ Việt Nam.

Thứ tự các trụ đi theo dòng chảy của tiền:

1. Người chủ chọn hướng (Trụ 0).
2. Khách biết đến, mua, quay lại (Trụ 1).
3. Sản phẩm giữ được lời hứa với khách (Trụ 2).
4. Vận hành làm ra và giao đúng, đều (Trụ 3).
5. Tiền về, được đo, được giữ (Trụ 4).
6. Phần lãi được đầu tư để lớn tiếp (Trụ 5).
7. Pháp lý là nền đỡ cho tất cả (Trụ 6).

Mức cao nhất của mọi ô đều là “chạy không cần chủ”. Ý này lấy từ Michael E. Gerber trong cuốn The E-Myth Revisited (1995): người chủ phải làm việc trên doanh nghiệp chứ không chỉ làm việc trong doanh nghiệp.

Mỗi ô có gì?

Mỗi ô không chỉ là một câu hỏi để chấm điểm. Mỗi ô có:

• Thang chấm 1–5: 1 là chưa có; 2 là nằm trong đầu chủ; 3 là đã viết ra và làm đều; 4 là đo được, đội tự chạy; 5 là chạy không cần chủ. Thang này phỏng theo mô hình trưởng thành 5 mức (Capability Maturity Model) của Viện Kỹ thuật Phần mềm, Đại học Carnegie Mellon (1993). Xem thêm: thang chấm 1–5 cho doanh nghiệp.
• Năm tài liệu chuẩn: Hướng dẫn (ô là gì, vì sao, làm thế nào), Biểu mẫu (bảng tính để điền số), Quy trình (ai làm gì, nhịp bao lâu), Câu lệnh AI (để nhờ AI làm nhanh từng bước) và Skill (gói kỹ năng cho trợ lý AI chạy trọn quy trình của ô).

Bộ tài liệu đang soạn dần theo từng trụ. Trụ 0 đã có đủ năm tài liệu cho cả ba ô.

Dùng bộ tiêu chuẩn trong 90 ngày

1. Tự chấm 30 ô. Mất khoảng 45 phút nếu có sẵn sổ sách. Ô nào chưa có số thì ghi “chưa đủ thông tin”, đừng đoán. Cách làm: tự chấm doanh nghiệp trong 45 phút.
2. Chọn một ô chính, một ô phụ. Không sửa 30 ô cùng lúc. Ô pháp lý đỏ đi trước; ô chưa có số thì đi đo trước. Cách chọn: chọn ô chính, ô phụ cho 90 ngày.
3. Viết một mục tiêu và chạy nhịp 13 tuần. Mục tiêu viết dạng “từ X lên Y trước ngày Z”, mỗi tuần có bảng điểm và một cuộc họp 20 phút. Cách chạy này dựa trên 4 kỷ luật thực thi của Chris McChesney, Sean Covey và Jim Huling (The 4 Disciplines of Execution, 2012).
4. Chấm lại sau 90 ngày. So hai bản đồ, giữ cái làm được, chọn ô cho chu kỳ sau.

Ba ví dụ minh hoạ

Các ví dụ dưới đây là ví dụ minh hoạ, số liệu tự đặt.

Tiệm bánh: chấm xong thấy ô 1.2 (tạo khách tiềm năng) ở mức 4, nhưng ô 3.1 (sản xuất, giao hàng) chỉ ở mức 2: đơn về nhiều mà giao trễ. Chủ tiệm chọn 3.1 làm ô chính. Mục tiêu 90 ngày: tỷ lệ đơn giao đúng giờ từ 70% lên 95% trước cuối quý. Tạm dừng tăng quảng cáo cho đến khi đạt.

Xưởng nội thất: tay nghề tốt, khách khen, nhưng ô 4.1 (lãi lỗ) ở mức 1: chưa biết công trình nào lãi, công trình nào lỗ. Chủ xưởng chọn 4.1 làm ô chính, ô phụ là 2.2 (giá). Mục tiêu: từ 0 lên 100% công trình có bảng tính lãi riêng trước cuối quý.

Trung tâm tiếng Anh: học viên đông, nhưng ô 1.4 (giữ chân, giới thiệu) thấp: nhiều em học xong khoá đầu thì nghỉ. Chủ trung tâm chọn 1.4. Mục tiêu: tỷ lệ học viên đăng ký khoá tiếp theo từ 40% lên 60% trong 90 ngày.

Sai lầm hay gặp

• Chấm cho đẹp. Chấm mức 4 khi chưa có số đo. Bản đồ đẹp nhưng không giúp gì cho việc sửa.
• Sửa cả 30 ô cùng lúc. Sức người có hạn. Một quý chỉ nên dồn sức vào một ô chính.
• Bỏ qua Trụ 0. Thuê người, mua phần mềm, chạy quảng cáo nhưng người chủ chưa có mục tiêu bằng số và nhịp họp hằng tuần, thì mọi thứ chạy được vài tuần rồi lại về chỗ cũ.
• Mở rộng trước khi có lãi thật. Làm Trụ 5 trước Trụ 4.

Hỏi đáp nhanh

Doanh nghiệp một người có dùng được không? Dùng được. Nhiều ô sẽ ở mức “chưa đến lúc”, như 3.2 Con người hay 5.3. Chấm những ô hợp với giai đoạn hiện tại. Xem thêm 5 giai đoạn doanh nghiệp, dựa trên mô hình của Churchill và Lewis (1983).

Bản đồ nhiệt 30 ô và Bộ Tiêu chuẩn khác nhau thế nào? Bộ Tiêu chuẩn là toàn bộ 7 trụ, 30 ô kèm tài liệu chuẩn. Bản đồ nhiệt là công cụ chấm điểm trên một trang, cho thấy ô nào đang nóng.

Bao lâu nên chấm lại một lần? Ô chính chấm lại mỗi 30 ngày. Cả 30 ô chấm lại mỗi 90 ngày.

Cần phần mềm gì không? Không bắt buộc. Một bảng tính và một cuộc họp 20 phút mỗi tuần là đủ để bắt đầu.

Bạn thử chấm nhanh: trong 7 trụ trên, trụ nào của doanh nghiệp bạn đang yếu nhất? Bình luận cho tôi biết, tôi sẽ gợi ý ô nên bắt đầu.

Nguồn tham khảo

• Henri Fayol, Administration industrielle et générale, 1916.
• Michael E. Porter, Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance, Free Press, 1985.
• Neil C. Churchill, Virginia L. Lewis, “The Five Stages of Small Business Growth”, Harvard Business Review, 1983.
• Mark C. Paulk và cộng sự, Capability Maturity Model for Software, Version 1.1, Software Engineering Institute, Carnegie Mellon University, 1993.
• Michael E. Gerber, The E-Myth Revisited, HarperBusiness, 1995.
• Chris McChesney, Sean Covey, Jim Huling, The 4 Disciplines of Execution, Free Press, 2012.